دانشجویان تازه فارغ‌التحصیل شده و پژوهشگران تازه‌کار ممکن است از نگارش یک ایمیل حرفه‌ای بهراسند، مخصوصا اگر زبان مادری آنها انگلیسی نباشد. بیشتر ما به نوشتن پیام‌هایی سریع و غیررسمی برای دوستانمان عادت داریم. معمولا این پیام‌ها شامل مخفف‌ها و اصطلاحات روزمره هستند و ساختار درستی ندارند. ولی زمانی که به یک استاد، پژوهشگر یا افراد اجرایی می‌نویسید، سبکی مؤدبانه‌تر نگارش ایمیل ممکن است در ارتقای اعتبار شما به عنوان یک همکار حرفه‌ای کمک کند. دو کار اصلی مورد نیاز برای نگارش حرفه‌ای ایمیل لحن رسمی و نگارش مختصر است.
لحن رسمی
استفاده از یک لحن رسمی حرفه‌ای بدون ایمیل‌های شما را با القای احترام برای فرد دریافت کننده ایمیل نشان می‌دهد. این امر شامل پرهیز از مخفف‌ها و اصطلاحات روزمره و اطمینان داشتن از استفاده از کلمات مؤدبانه مانند لطفا، متشکرم، با عرض پوزش، در صورت امکان و هر زمان که راحت هستید، در جای مورد نیاز است. ایمیل‌های حرفه‌ای شما باید ساختار درستی داشته باشند، با یک شروع و پایان که بدنه پیام را دربرمی‌گیرند. بخصوص، شما باید ایمیل را با Dear شروع کنید به جای سلام یا کلمات مشابه، و کلمات پایانی مناسب شامل Sincerely, thank you, Best wishes و Best regards می‌شوند. بسته به محتوا و مخصوصا اگر شما گیرنده ایمیل را تا به حال ملاقات نکرده‌اید باید از عناوین درست استفاده کنید (مانند Mr. Ms. Dr. Prof.)، به جای آنکه تنها اسم یا اسم فامیل را بیاورید. تنها زمانی که به شما گفته شود که استفاده از نام کوچک مجاز است یا زمانی که گیرنده نامش را زیر پاسخش امضا کرده شما باید خوش‌آمدی گویی غیررسمی را لحاظ کنید.
نگارش مختصر
افرادی که شما امکان دارد به آنها بنویسید احتمالا مشغول تدریس، پژوهش یا کارهای اداری هستند، پس بهترین کار ممکن این است که مختصر بنویسید تا با احترام به زمان آنها پیام را منتقل کرده باشید. این شامل پرهیز از اشتباهات رایج گذاشتن زمان زیاد برای بیان نام‌تان در جمله اول است؛ نام شما در پایین ایمیل امضا می‌شود، پس این کار غیر ضروری است. در صورت امکان، پیام‌تان را به تنها چند جمله که در آنها به صورت مختصر پیشینه‌تان را درصورتی که فرد گیرنده با شما آشنا نیست توضیح می‌دهید، محدود کنید. سپس هدف از نگارش ایمیل و قدم مورد نظر بعدی (معمولا یک درخواست) را و تشکر از فرد برای زمانش را بیاورید. در نتیجه، بدنه یک ایمیل مؤثر و حرفه‌ای می‌تواند بین 2 تا 5 جمله کوتاه شود. توجه داشته باشید که جمله اصلی subject line باید به هدف نگارش ایمیل اشاره کند.
مثال
یک موقعیت رایج دانشجوی دکتری سال اول یا دوم است که نیاز دارد با یک استاد درباره یادگیری پژوهش‌های آن استاد و امکان همراه شدن وی با گروه پژوهشی ارتباط برقرار کند. این می‌تواند به شدت ترسناک باشد، مخصوصا اگر دانشجو با پژوهش آشنا نباشد، استاد شناخته شده باشد و یا دانشجو استاد را تا به حال از نزدیک ندیده باشد. اینجا مثالی از یک ایمیل خلاصه و حرفه‌ای است که می‌تواند در این مورد استفاده شود.
برچسب‌ها: